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秘书学导论
（划线为课后习题）
第一章 秘书学概述
第一节 秘书学的产生和发展
一、秘书学的孕育
1.秘书学理论研究
理论研究起步最早的是秘书工作中的公文写作。魏晋南北朝时期开始对公文进行理论上的总结研究，如曹丕《典论·论文》、刘勰《文心雕龙》、陆机《文赋》、任昉《文章缘起》等都涉及公文理论。
研究对象：公文的文体源流、演变、使用、写作技巧、要求、语言风格等。
影响：初步构成了我国古代公文的理论体系。
2.以秘书为主体的研究
现代秘书学发端于清中后期的幕学。幕学是幕友佐官必备的专业知识，在清中后期自成体系，有很多专门读物，包括各种幕业书籍和“秘本”（幕友根据实际需要自己确定，非官定教材）。
表面上，幕学主要研究刑钱之学，主要内容是司法和财务。这是因为刑名、钱谷两种幕友专业性强。刑名主法律，学习处理法律文牍；钱谷主学习财政、会计。→幕友的盛行是幕学产生的基础。实质上，幕学的核心和本质是佐治之术。汪辉祖《佐治药言》提出“佐治以尽心为本”的观点。从辅助主管的角度出发，幕友与秘书辅助领导实施管理有着千丝万缕的关系，由于研究对象的相关性，使得秘书学从幕学获得了许多启迪。→把幕学视作秘书学的发端。
幕学的研究对象：入幕者的职业道德、入幕技巧、方法及相关的专业知识。
3.秘书学的孕育时期
20世纪三四十年代对文书工作、公文拟制的研究浪潮以及秘书学的相关学科文书学、档案学的诞生使现代秘书学进入了孕育时期。
（1）民国初期，为了改善文书工作和提高行政效率，西方行政学研究被引入中国，从行政管理角度来研究文书和文书工作。
（2）三四十年代，对文书和文书工作的研究已上升到理论体系，形成了较为系统的著作。产生了一批文书学、档案学研究的专著如许同莘《公牍学史》、徐望之《公牍通论》、周连宽《公文处理法》、陈国琛《文书之简化与管理》、梁上燕《县政府公文处理与档案管理》。一些学校开设文书课程培养人才。
（3）受国民党政府机关推行的文书档案管理法影响，当时对公文处理与档案管理的研究往往是统一进行的。
文书工作和档案管理工作是秘书人员的标志性工作，是秘书实务的有效组成部分，是秘书学研究的重要内容。
二、秘书学的产生
1.秘书学的产生过程：
标志性事件：1982年2月18日《光明日报》载文提出建设新兴学科“秘书学”。
2.秘书学产生的原因：
（1）秘书学的产生是时代的必然产物
秘书学产生最直接的原因就是为了满足社会的需求，在学科创生的指标体系中，时代的发展和社会的需求是秘书学产生最关键也是最重要的原因和条件。
（2）秘书学科的学术准备基本完成
秘书学是融合了多学科知识而繁衍出来的新兴学科。秘书学的研究领域可界定为四个区域：秘书史、秘书理论、秘书业务和秘书技术，从这四个区域来审视当时的秘书学研究成果，我们发现：
第一，秘书业务体系初步形成。
第二，中国秘书史有了雏形。
第三，秘书理论有了简单的表述，但缺乏系统性。
第四，秘书技术有了初步提炼。
20世纪80年代中期，在实践需求的推动下，秘书学科的学术准备已经初步完成，但存在明显不足。
（3）出现了一批在全国比较有影响的学科创始人和代表作
原中共中央办公厅秘书局常务副局长李欣，《秘书工作》（高等教育出版社1985年版）一书奠定其秘书学开创者的地位。
原武汉市人民政府秘书长王千弓在担任江汉大学的校长期间，江汉大学与上海大学文学院一起率先开设了秘书专业。其代表作为《秘书学与秘书工作》（光明日报出版社1984年版）。
上海大学文学院翁世荣教授的《秘书学概论》（上海人民出版社1984年版）以教材的形式构建了秘书学的框架体系。
3.总结
秘书学产生于20世纪80年代中期，改革开放、重视行政效率的时代背景和高等教育的发展促进了学科的诞生，同时学术准备的不充分也为学科的发展留下诸多障碍。
三、秘书学的发展
1.钱世荣提出“三次爬坡”的观点
（1）第一次“爬坡”始于20世纪80年代初，主题“开创”：开创前所未有的秘书学、秘书专业和秘书工作新局面，这次爬坡在20世纪80年代中期达到高峰。
主要成就：创设秘书（学）专业的院校达150余所等。
问题：理论研究低水平，重复严重；专业建设膨化虚化现象严重。
（2）第二次“爬坡”始于20世纪90年代初，主题“拓展”：包括研究范围的“拓宽”和研究层次的“拓深”。
五条清晰的路径：一是较为重视对学科自身问题的研究；二是较为重视对秘书工作深层次理论问题的研究；三是较为重视对秘书工作重大现实问题的研究；四是较重视对中国现代秘书工作发展历程及中外秘书工作的比较研究；五是较为重视通过专题研讨、学术评价、学术评奖等多种方式推进研究活动的发展。
从秘书专业建设看，这一时期秘书（学）专业在普通高等教育领域发展很不顺利并渐呈萎缩之势，而在成人高等教育及高（中）等职业技术教育领域却有所拓展。
（3）第三次“爬坡”始于新旧世纪交替之际，主题“突破”：学科研究的“突破”（突破口的选择、基本理论为题共识的形成和学科地位、学科发展方向的确定）；专业教育研究的“突破”（专业归属的确定、专业层次的提升、专业教育的多元化发展）；工作研究的“突破”（职业资格制度的整体构建及职业化推进）。
2.特征
（1）建立了秘书学科，但未发展为常规学科。（尚未被列入国家标准《学科分类与代码》）
（2）关注基础理论，但没有获得实质性突破。
（3）成立了研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常。
（4）创立了秘书学学科体系，提出了秘书学的分支学科，但学科体系还有待于进一步完善，分支学科有待于进一步规范。
（5）能基本适应秘书工作发展的需要，但在指导秘书工作实践上发挥的作用有限。
（6）有了自己的专业期刊，但期刊的档次不高。
3.针对现状的应对措施：强化秘书学学科意识；构建合理的秘书学学科体系；注重秘书学研究的规范化；稳定和加强秘书学研究人员的队伍；处理好理论与实践、基础研究与应用研究的关系。
第二节 秘书学的研究领域和学科体系
一、秘书学的研究对象
·秘书学：一个大学科的概念，是包含若干子学科的学科。
·秘书学导论：秘书学这门学科的导论部分。
1.对秘书学研究对象的多元理解
（1）秘书工作说
（2）秘书、秘书机构、秘书工作
（3）秘书活动说（秘书活动：为领导实施有效决策和管理所采取的辅助行为。其中包含了不以秘书为职业的人员从事的秘书性质的活动。）
2.秘书工作是秘书学的研究对象
秘书工作的构成要素：秘书人员、秘书工作方法、秘书工作的内容、秘书工作的对象和环境。
秘书学研究对象就是秘书工作的现象及其本质和规律。
二、秘书学的研究范围
1.秘书工作的历史（典型地总结秘书工作产生和发展的轨迹）
包括秘书通史、断代秘书史、专项秘书史、秘书思想史。从研究情况来看，中国秘书史的研究相对比较成熟。从杨剑宇的《中国秘书史》（同济大学出版社1988年版）问世以来，中国秘书史的研究经过20多年的发展，已经有了比较明确的研究内容和相对固定的体系结构。而如秘书思想史等还处于起步阶段。
2.秘书工作的理论（阐明秘书工作的一些基本原理）
秘书学科的灵魂，是必须重点建设的内容。
（1）基础秘书学理论（元秘书学层面的理论）：研究秘书学自身。
秘书学研究的基石，秘书学发展过程中的软肋，许多问题还需要突破。
（2）应用秘书学理论：研究专门秘书工作及其构成要素。
是普通秘书理论在各个行业的具体运用，具有较强的行业特色。党政秘书学的研究水平明显高于其他行业。
（3）交叉秘书理论：研究秘书学与其他学科相互渗透而产生的边缘学科。
反应了学科发展不断综合、不断分化的发展趋势，也展现了秘书学研究的广阔前景。
3.秘书工作的业务和技能（秘书业务的具体内容及方法）
即专业的秘书工作及其方法。主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、会议工作、协调工作、接待工作、办公室日常管理工作等。
4.总结：以上三个方面是秘书学研究的基本内容，三者相对独立又紧密结合。（括号内的内容）在学习和研究的过程中，三者不可分割。
三、秘书学的学科体系
1.秘书学的学科体系的主要研究成果
（1）郝文勉，《论建立秘书学学科体系和秘书专业体系》，微观秘书学和宏观秘书学。
（2）傅西路，《怎样构建秘书学的学科体系》，从五方面来构建：首先应研究秘书工作的综合理论，其次是秘书工作的日常业务，其三是秘书工作的专项业务，其四是秘书工作的高新技能，其五是秘书工作纵横。
（3）方国雄，《谈秘书学学科体系》，按分支发展论、机理论、史论、工作管理论构建秘书学学科体系的全面构想。
（4）钱世荣，在按基础理论、技术理论、应用理论构架的“三层次分布论”的基础上，按照《学科分类与代码》的编制原则和编码方法提出了秘书学（钱：辅助学）的一级学科、二级学科及部分三级学科的设想。
（5）宋斌，《关于秘书学系统理论体系的构想》，“五大系统”：专门理论系统、环境与人才资源系统、普通理论系统、秘书工作系统、信息与档案管理系统。
（6）谢世洋，《论秘书学的体系构建》，“九大子学科体系论”：行政秘书、司法秘书、企业秘书、商务秘书、财经秘书、科教秘书、军事秘书、涉外秘书及私人秘书各自的史、论、应用内容。
2.秘书学学科体系的基本内容：（1）秘书学基础理论；（2）秘书史学；（3）秘书学应用理论；（4）秘书学与其他学科的交叉理论。
3.构建秘书学分支学科体系的基本原则：实事求是、整体优化、动态开放、历史性。
第三节 秘书学的学科性质和相关学科
一、秘书学的学科性质：综合性、应用性、开放性。
二、秘书学与相关学科的关系
1.秘书学与管理学
管理学是系统研究管理活动的基本规律和一般方法的科学，是一门综合性的交叉学科。管理科学通常是从一般意义上对社会的各种管理现象进行研究，而秘书学研究的是一种特殊的管理，秘书学和管理学的关系是特殊和一般的关系。
2.秘书学与档案学
档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。档案学和秘书学有各自的研究对象，而两门的研究对象密切相关；两者研究领域呈交叉状态；在专业设置和人才培养上呈现出较大的相关性。虽然两者是交叉关系，但也有各自的研究角度和出发点。
3.秘书学与写作学
写作学是研究写作对象、写作规律和写作方法的科学。写作学是秘书学的相关学科，两者有着共同的研究领域，例如在写作学的分支学科中，应用写作的研究对象与秘书学的研究对象最具有相关性；但两者的研究角度或者说立足点却不同。
三、秘书学的研究方法
1.理论联系实际（秘书学研究的指导思想和基本方法）
（1）理论来源于实际
透过秘书工作现象看到其本质，通过材料的分析把握秘书工作的发展规律，而不是简单的经验总结。
（2）理论应用于实际
一方面，实践是验证理论成果的重要标准，认识世界的目的是为了改造世界，理论应该应用到实践中去。另一方面，理论要保持相对的独立性，不能为了屈从于实际而放低理论的标准；理论在接受实践检验的同时，也应该对实际工作进行指导。另外，从理论到实践的过程，是一个理论成果运用的过程，除了理论本身的质量外，还取决于秘书工作实际部门的认可、理解。
（3）理论与实际之间需要构筑顺畅的通道
实际工作促进理论研究，理论研究指导实际工作。要给理论工作者创造实践的机会，同时提高实际工作者的理论素养。
2.重视经验性研究（经验性研究是秘书学研究的基本形式，经验总结法是秘书学最基本的研究方法之一）
（1）秘书学的创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学。
（2）经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了与实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性。
（3）秘书学的经验性研究中渗透着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学理论的价值。
第二章 秘书和秘书角色
第一节 秘书的定义
一、西方的“秘书”
1.拉丁文“secretarius”，可靠的职员。
2.英语“secretary”，一是大臣（英国国王身边参与政务，掌握机密文件或玺印的辅臣→英美和英联邦国家主管政府机构事务的部长或常务副部长），二是书记（从事文字记录的人员→泛指从事文书和事务工作的辅助人员）。
3.国际职业秘书协会定义“秘书”为：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责，积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。
4.各国定义共同点：（1）秘书是一种职业或是一种职位；（2）秘书主要是为上司服务的人员。
二、古代的“秘书”
1.指宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。
两汉时，秘府/兰台。
2.指谶纬图箓之书。
“谶”，巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验获征兆。“纬”是对“经”而言。谶纬图箓即用隐语来预决吉凶，对未来作预测的图书。
3.指掌管图书的官职、机构。
东汉汉桓帝设秘书监，晋设秘书寺，梁改称秘书省，从事管理朝廷所藏图书典籍的工作。
三、近现代的“秘书”
1.“秘书”一词涵义接近近现代，始于清朝末年。宣统三年（1911）清政府颁布的《内阁属官官制》中有秘书厅、秘书科、秘书长的机构和职官名称已基本名副其实。
2.《辞源》中的解释：（1）秘密之书；（2）掌典籍或起草文书之官。
3.《辞海》：秘书是职务名称之一，是领导的助手。秘书工作的任务是收发文件，办理文书、档案和领导交办事项。
4.《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
5.辞书解释的共同性：（1）秘书是一种职务名称；（2）文书工作是秘书的主要工作甚至是标志性工作。
四、秘书学界对秘书定义的分析
1.20世纪80年代，开始关注。
2.20世纪80年代中期，第一次高峰。以教材的成果为先导，影响较大的有王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》。根据当时我国的社会情况，把秘书限定在社会主义国家工作人员的范围之内，这一限定已不符合时代。但是对秘书工作职责的认定有了突破，不再把文书的拟制和管理视作秘书工作的唯一标志。
3.稍后，出现了一批研究秘书定义较有分量的论文，以张家仪的《也谈“秘书”的定义》为代表。该文把视点投向了国外的秘书工作，契合了现代中国秘书职业化进程的潮流。但是在定义中对秘书位置的表述，如“附着个人”的提法值得商榷，对领导和秘书之间独立的人格关系会引起误解。
4.20世纪90年代，董继超，《普通秘书学》。将秘书的概念界定为广义和狭义两个方面。1998年在《秘书学问题数说》中进行了修改。
五、秘书的职业定义
《秘书职业技能标准》定义“秘书”为：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。
第二节 秘书的分类
一、“二分法”的历史地位及其局限
20世纪80年代，秘书核心的分类方法是二分法，根据服务对象和职业的性质将秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。最早提出是在20世纪80年代中期。
局限：1.秘书学界对“公务秘书”的名称争议较少，但对公务秘书的理解各不相同。公务秘书这一概念的内涵和外延存在着很大的差异。
2.私人秘书的名称争议很大。
3.两大部类分类法的价值值得商榷。
二、秘书的横向分类——根据秘书工作内容或者从事的行业为标准的分类（秘书的横向分类是秘书分类理论的核心组成部分）
1.优点：（1）注重秘书工作所具有的一般性特点；（2）强调秘书的专业分工，突出了秘书工作的专业特色，有助于提高秘书人员的专业水平。
2.横向分类产生的子项不统一的原因：（1）分类标准的两重性；（2）秘书的横向分类在概括性上存在一定缺陷，特别是按行业分类，由于行业分类的细化程度不同，秘书的类别也有所区别。
3.秘书的横向分类可以设定以下两个不同的标准：
（1）根据秘书工作的业务分工。
a.行政秘书：直接为领导决策提供服务，以信息、调研、督查、协调等政务工作为主要内容的秘书。（如办公室主任）
b.文字秘书：以文稿撰拟和校核为主要工作的秘书，一般要具备较强的政策水平和较强的文字表达能力。
c.事务秘书：以办理办公室日常事务为主要工作的秘书。工作内容比较繁杂，以事务性为主。
d.其他秘书。由于工作单位性质不同，有些单位或者部门配备的一些专门的秘书。如党政机关中专门处理机要文件的机要秘书；有些组织设置的专门协助领导处理各种公共关系的公关秘书。
（2）根据秘书工作的行业特征：党政秘书、商务秘书、司法秘书、教学秘书、医务秘书、科研秘书。
三、秘书的纵向分类——按照秘书的业务水平为标准的分类
1.典型的纵向分类：20世纪80年代中期的资料介绍了英国根据秘书实际承担的工作职责和资格水平，把属于政府文官系统的秘书分为速记打字级、书记级、文牍级、执行级和行政级。
2.国内历史发展：
（1）1997年，劳动和社会保障部启动了秘书职业资格鉴定制度，根据秘书的学历、资历和经验、知识水平和技能将秘书分为高级秘书、中级秘书和初级秘书。
（2）2003年，劳动和社会保障部启用了新的国家职业标准，将秘书分为二级——五级四个等级，并把业绩考核引入二级秘书的考核范畴。
根据职业资格的等级将秘书分为四类：
a.五级秘书——初级技能
b.四级秘书——中极技能
c.三级秘书——高级技能
d.二级秘书——技师
（3）补充：在实际分类时，公务员性质的秘书的纵向分类可以根据公务员的职务和等级序列，分为高级公务员层秘书、中级公务员层秘书及初级公务员层秘书。
·通过对现行秘书分类原则、标准、方法的扬弃，我们认为由纵横两个方面划分秘书种类应该是秘书分类理论的核心。
第三节 秘书角色
秘书角色是一种具体的社会角色，秘书角色是由秘书在社会中的活动内容方式所决定的。秘书的社会地位通过秘书角色得到体现。
一、社会公众对秘书角色的认知偏差
1.社会公众对秘书角色的认知偏差：
（1）认为秘书是“花瓶”。
（2）认为秘书是“二首长”。
（3）将秘书看作领导的“家奴”。
2.影响
（1）会影响秘书的社会地位。
（2）会影响秘书队伍的建设。
（3）会影响秘书工作的规范性。
二、秘书角色的定位
秘书角色最基本的定位应该是“领导的助手”。秘书工作的本质属性：辅助性。
1.助手是秘书职业产生的根本原因：所谓助手，是协助别人进行工作的人，而秘书职业的产生正是出于满足领导的需要。秘书是作为领导的助手而产生的。
2.助手是配角的具体内涵：秘书作为领导的助手，扮演的就是配角的角色，“领导的助手”与“配角论”是一致的。“配角论”是一种泛说，体现不出秘书的特质，因此用“领导的助手”来概括秘书的角色内涵更明确一些。
3.“助手”与“参谋”之间并不存在对立关系：从某种程度上说，助手可以包含参谋的因素。认定“领导的助手”为秘书的基本角色比“助手”与“参谋”双重角色论更具有概括性。
三、助手角色的多重性（助手职责的综合性→助手角色的多重性）
1.是参谋者不是“二首长”。
2.是事务处理者不是“家奴”。
3.是“公关”者不是“花瓶”、“交际花”。
4.是文书处理者不是“作家”、“秀才”。
四、秘书角色的把握
1.具备明确的秘书角色意识。
2.协调好秘书的角色冲突或者说角色矛盾。
（1）角色外冲突：主要是秘书与领导的角色冲突。
（2）角色内冲突：由角色本身所包含的内在矛盾所造成的。
3.根据角色规范合理调适角色，避免角色失当。具体表现为：
（1）角色越位现象。
（2）角色失责。
第三章 秘书机构
第一节 秘书机构的设置
一、秘书机构的名称
秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。一般认为，秘书机构有广义和狭义之分。最典型的表现是党政机关。如办公厅（室）是广义的秘书机构，办公厅（室）下设的秘书局（处、科）是狭义的秘书机构。而企事业单位特别是基层的企事业单位很少存在狭义的秘书机构，而且名称也比较灵活，除了办公室以外，综合部、行政部等也是常用的秘书机构的名称。
1.狭义的秘书机构：担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门。
2.广义的秘书机构：具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。
二、各级各类秘书机构的设置
1.政府机关秘书机构的设置
（1）国务院的秘书机构：国务院办公厅。有内设机构如秘书局等。
（2）省政府的秘书机构：前缀+办公厅。有内设机构如秘书处等。
（3）地市级政府和省政府职能部门的秘书机构：办公室。有内设机构如秘书处等。
（4）县级政府和市政府职能部门的秘书机构：办公室。有内设机构如秘书科等。
（5）乡、镇、街道政府和县政府的职能部门的秘书机构：办公室。一般没有内设机构，而且大部分乡镇会采用党政合一的机构模式，即既是乡镇政府办公室，又是乡镇党委办公室。
政府秘书机构的职能是进一步发挥参谋助手和运转枢纽作用。
2.企事业单位和社会团体的秘书机构
（1）企业的秘书机构。企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。
（2）事业单位和社会团体的秘书机构。由性质所决定，事业单位和社会团体的秘书机构介于政府机构和企业之间大部分以办公室为名称，有些则使用秘书处。
（3）临时性秘书机构。各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的，为临时性领导机构服务的秘书机构，主要有两种类型：
a.为临时性领导机构服务的秘书工作机构。
b.为各种重要会议或者重大活动服务的秘书工作机构。
三、秘书机构的组织形式
1.因人设置：根据领导者的职务分工，分设相应的秘书机构。
优点：能为领导提供专业性服务，便于领导者的直接指挥与调遣，有利于满足分管工作者的需要。
缺点：容易出现机构庞杂的情况，不适合基层单位。
2.因事设置：根据秘书工作的业务范围，设置专门的秘书机构。
优点：便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设。
缺点：为领导服务的直接性和针对性相对弱一些。
3.混合设置：同时兼有因人设置和因事设置两种特征的机构设置。
优点：既考虑到为领导服务的直接性，又兼顾了秘书工作的不同内容。
缺点：机构的庞杂性更为明显。
四、秘书机构设置的原则
1.适应性原则
秘书机构的设置必须适应领导机构的需求，适应领导决策与管理的需要。这是秘书机构设置的首要原则。
2.精简高效原则
秘书机构的设置，必须在适应领导工作需要的前提下，尽量精简人员，减少机构数量和内部层次，提高工作效率。
第二节 秘书机构的性质
一、综合辅助性（本质属性）
1.辅助决策中的综合性
2.管理职能的综合协调
二、系统中介性
1.系统中介的兼顾性
2.系统中介的沟通性
3.系统中介的协调性
三、组织关系的相对封闭性
1.上下级秘书机构之间具有业务指导关系
2.横向秘书机构之间的相互交流关系
第三节 秘书机构的管理
一、秘书机构的队伍建设
1.要有梯形的年龄结构，能发挥师承功能
2.要有多元的智能结构，能发挥互补功能
3.要有合理的性别和协调的气质结构，能提高整体效能
二、秘书工作制度的建设：建立秘书工作的制度应遵循相关的法规性文件并结合本单位的实际情况，充分发动群众讨论，按照一定的手续公布（如经领导批准、职工代表会通过等）。制度的建立保证了秘书工作有章可循。
三、加强目标管理
秘书机构的工作目标要服从领导机构的工作目标。
1.实行“三定”：定岗、定员、定责。
2.建立目标体系。目标要坚持“四性”：可靠性、明确性、可衡量性、可协调性。
3.加强考评检查：定量目标便于考核，进行阶段性检查；定性目标需要经常性考核检查。
4.进行总评奖惩。必须坚持实事求是的原则。
第四章 秘书的职业素养
第一节 秘书的职业道德
一、秘书职业道德的涵义
秘书的职业道德，是在秘书职业活动中所必须遵循的，与秘书这一特定职业相适应的行为规范，是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期实践的产物。
在秘书素质体系中，职业道德是最根本、最重要的构成因素，是知识、能力、心理等其他构成因素的核心和灵魂。
1.秘书的职业道德具有对秘书职业认识功能，是认识职业职责的重要手段。
2.加强秘书职业道德建设，有利于促进秘书职业的发展。
3.职业道德在人们执行职业职务时起着激励和警示的作用。
二、秘书职业道德规范
1.忠诚守信2.甘居幕后 3.廉洁自律 4.谦和谨慎 5.严守机密
三、加强秘书职业道德的建设
1.汲取传统文化的精华，丰富秘书职业道德的内涵。
2.突出秘书的职业特征。
3.有意识地引导秘书从业者在实践中按照职业道德规范要求不断修正自己的道德行为，并且完善监督约束机制。
第二节 秘书的知识结构
一、秘书知识结构的合理构成
1.基础知识
基础知识是现代秘书从事秘书职业所必须具备的最基本的素质要素，是秘书从业的立身之本。秘书的基础知识主要是指科学文化基础知识、哲学和政治经济学知识。
2.专业知识
专业知识是从事秘书工作必须具备的专门知识，是秘书职业标志性的知识要素，在现代秘书知识结构体系中构成了支撑和依托的部分，处于核心地位。可以分为秘书专业知识和行业业务知识两大类。
3.相关知识
相关知识是指与现代秘书工作有着直接或间接联系，或是对秘书工作有着直接或间接影响的知识领域。在秘书知识结构体系中，相关知识属于高层次平台部分，处于延展地位。它是现代秘书提高职业素养、强化业务能力、积累发展后劲的“必修”知识。包括几个方面：法律类知识、管理类知识、心理学知识以及其他知识。
二、秘书合理知识结构的构建
注意掌握三个原则：
1.知识结构的系统性
2.知识结构的动态性
3.知识结构的适应性
第三节 秘书的能力结构
一、秘书的能力结构
根据现代秘书的职业特点我们把秘书的能力结构分解为基本能力、职业能力和操作技能。
1.基本能力：主要指秘书人员的智力。它是指人认识、理解客观事物并运用知识、经验等解决问题的能力，主要由观察力、思维力、记忆力、注意力、想象力等构成。
2.职业能力：指从事秘书工作所应该具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务的基本职能，需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。秘书的职业能力必须能保证履行秘书的基本职能，完成秘书的基本工作。
（1）表达能力（标志性能力）：书面表达能力/写作能力、口头表达能力。
（2）办事能力。主要体现在：①明确职责范围；②熟悉办事渠道；③掌握办事程序；④提高交往能力，了解人事关系，善于待人接物；⑤有较强的应变能力。
（3）信息处理能力：信息获取能力、信息分析能力、信息整合能力、信息传播能力以及信息安全能力。
（4）人际交往能力。
（5）管理能力。可以分解为：计划能力、组织能力、领导能力和控制能力。
3.操作技能。指从事秘书工作应该具备的技术本领，主要有：①现代化办公设备的操作技能；②书法和快速记录技术；③计算机及网络技术；④文案处理技能。
二、秘书能力的培养：1.秘书教育注重职业能力的培养。2.在工作实践中磨练提升。
第四节 秘书的个性心理
一、秘书的个性心理
1.秘书的兴趣：应注意广泛兴趣和中心兴趣的结合。广泛兴趣有利于形成广阔的知识面，中心兴趣则只想秘书的职业兴趣。
2.秘书的情感：应有一定的成熟度，在工作时要注意平衡和控制自己的情感。
3.秘书的意志：要培养坚强的意志和毅力。
二、秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默。
三、秘书常见的心理障碍：压抑、依赖、厌烦、自负等。
四、秘书心理障碍的调适
1.正确认识秘书职业，培养职业兴趣。
2.提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。
3.掌握人际交往的方法，建立良好的人际环境。
4.寻求合适的途径，消除心理压力。
第五章 秘书工作的内容和特征
第一节 秘书工作的内容
结合党政秘书和企事业单位秘书的工作特点，从秘书工作的基本职能出发，比较带有共同性的秘书工作任务有：
1.文书撰拟：秘书最具有典型性的工作。文书的出现是秘书工作产生的基本标志之一。
2.文书处理：对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作。
3.信息工作：信息的收集、加工、传递、存储、提供和利用工作。是新时期秘书工作中被强化的重点工作，在秘书工作内容中占据重要地位。
4.协调工作：调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。
5.会务工作：各种会议的筹备、组织和服务工作。
6.接待与信访工作
（1）接待工作：这是秘书人员树立良好的组织形象，有效协助领导工作的重要渠道。秘书人员应熟悉接待的程序和方法，掌握好接待的基本礼节、礼仪，热情大方、细致周到地做好接待工作。
（2）信访工作：接待工作的一种特殊形式。
7.档案管理：文书处理工作的延续。国家档案系统的档案管理不属于秘书工作的范畴，但机关内部的文书档案管理却是。
8.办公室日常管理工作。典型的有：1.日程安排；2.印信管理；3.通讯；4.值班；5.办公室的环境维护和用品的管理。
9.随从工作：跟随领导参加视察、调研、开会及其他公务活动，为领导做好服务性工作，包括外出之前的准备、外出期间的安排和结束后的总结等工作。具有繁杂性、具体性的特点。
10.交办工作：领导交办的带有临时性和偶发性的工作。
第二节 秘书工作的本质属性
秘书工作的辅助性是秘书工作本质特征的内核外围。而综合辅助性是秘书工作唯一的本质属性。
一、分析
1.从秘书工作的产生和发展的角度分析。自从人类社会产生了社会组织，就产生了管理和决策的需要，就有了领导部门。秘书人员和秘书工作产生的根本原因就是为了辅助领导活动。辅助性是秘书工作的先天属性。
2.从秘书机构的性质和地位分析。秘书机构是为领导机构和职能机构提供服务，并在领导机构和职能机构之间承上启下、联络左右，具有中介性功能，秘书机构的特定地位决定了秘书机构属于综合辅助性机构。
3.从秘书工作的作用分析。秘书工作所发挥的作用中，最主要的是参谋作用和助手作用，对于领导者和领导工作而言，前者显然具有辅助性。
二、秘书的辅助的特征
1.秘书工作的辅助性具有综合性。（秘书工作涉及领导工作的方方面面。）
2.秘书工作的辅助性具有直接性。（直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。）
3.秘书工作的辅助性具有非独立性。（秘书工作必须以领导者的授意或授权为前提，不具备独立性。）
第三节 秘书工作的特征
·李欣“四性说”：政治性、从属性、事务性、被动性。
·王千弓“五组矛盾说”：秘书工作的五组对立统一的矛盾。在此基础上进行修改：
一、被动性与主动性的对立统一
二、事务性与思想性的对立统一
三、常规性和随机性的对立统一
四、保密性与沟通性的对立统一
五、综合性与专业性的对立统一
第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势
第一节 秘书工作的基本规律
一、“双线”规律
1.提出
1989年，李欣在《中国现代秘书基础》一书中明确论述了秘书工作的基本规律。
1993年，对“双线”规律作了更为肯定的表述。
2.内容
把秘书工作的规律描述为形象的“两条线”之间的关系。把领导的要求和需求表述为领导的“需求线”，把秘书工作表述为“追逐线”，并以“需求——追靠——再需求——再追靠”作为循环往复的公式加以表达。
3.影响
双线规律的提出者李欣在秘书学研究中的特殊地位使得它在秘书学研究中得到了较高的评价，产生了巨大的影响，但同时也引发了较大的学术争议。在北京“四大秘书”事件后，“双线规律”受到了一些学者的质疑。董继超认为“双线规律”中未对“需求线”作任何评价，既没有分析领导需求的层次，也没有分析领导需求的高下，是未加分析的价值判断。“双线规律”是建立在秘书工作“从属性”、“被动性”上的一种经验概括，没有反映“辅助性”这一本质特征，故该规律没有揭示事物的本质联系。
二、辅助领导工作律
1.提出
20世纪末，傅西路在《秘书学论纲》中完整提出了“辅助领导工作律”。
2.内容（只摘录了主干部分）
（1）领导者的辅助需求是秘书工作的主导因素，秘书工作必须以领导者的辅助需求为转移。
（2）领导者的辅助需求具有客观性，并非主观随意性。
（3）领导者的辅助需求归根结底是由领导者所代表的根本利益决定的，秘书工作者必须从维护领导集体所代表的根本利益出发，以适应领导工作的需求。
（4）秘书工作者的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应。主要体现在：①工作目标的同一性；②工作节奏的同步性；③工作配合的同心性。
（5）要适应领导者的辅助需求，秘书工作者必须不断提高辅助水平。
三、跟踪辅助领导活动说
1.公式
领导对秘书公务服务的满意程度（D）、秘书与领导主辅配合的有效程度（L）、秘书事务服务投入（包括智能、体能、时间的投入，S）、秘书参谋辅助的投入（A）、受各方面环境条件影响的参数（K）：D=±K×L×（S+A）
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响，所以它是一个具有方向性的矢量；当主辅配合有利于事业公利时，它为正值，反之则为负值；当秘书和领导价值取向相反时，影响力大的决定正负值，一般领导价值取向起主导作用。
2.公式的内涵
（1）领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意。为领导近身综合服务是对秘书工作的根本要求。
（2）主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性的作用。配合的有效程度高，秘书的事务服务和参谋辅助发挥的职能作用就大，否则就小。在主辅配合中，领导是主导方面，秘书是从属和辅助方面，只有两者相匹配，其主辅配合的有效程度才能高。
（3）领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。其中既有时代和社会环境所决定的客观需要，又有领导个人价值取向、综合素质、工作作风等决定的主观需要。领导的客观需要和主观需要共同对秘书工作起着领导和制约的作用。
（4）秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过对事务服务和参谋辅助体现出来的。
四、对秘书工作基本规律的认识
秘书工作的基本规律是制定秘书工作方针政策的理论依据。
根据现有的秘书工作规律的研究成果，上述三家正是从秘书工作和领导工作的本质关系的角度来探讨秘书工作的基本规律的。特别是辅助领导工作律，有效地弥补了“双线”规律的不足，也更符合社会规律的基本特征，应是值得认可的秘书工作的基本规律。
1.辅助领导工作律是从秘书工作的基本矛盾的角度对秘书工作律的探讨。
2.辅助领导工作律符合客观规律的基本特征。
3.辅助领导工作律具有强烈的概括性。
五、注意避免秘书工作基本规律研究中的误区
1.常见误区：
（1）误把对秘书工作的要求当成秘书工作基本规律，缺乏对现象背后的、隐藏的规律的深入揭示。
（2）误把本质当成秘书工作基本规律，缺乏对工作本质与规律之间关系的正确认识。
（3）误把共性当成秘书工作基本规律，缺乏“本质的联系”和“非本质的联系”的区分意识。
（4）将规律和规律的实现混为一谈，误把条件当成秘书工作规律，缺乏对规律及规律实现条件之间关系的准确认识。
（5）误把惯性当成秘书工作规律，缺乏对违背规律的落后的传统做法的辨析能力。
2.其他的一些具体规律
（1）内容求实→信息处理文件撰制等方面的本质联系；
（2）言事有法→公文制作的一个本质；
（3）行文有序→公文处理的运转的内在矛盾。
……
这些具体规律收到秘书工作的基本规律的制约，从各个侧面体现了秘书工作“辅助领导工作律”这一基本规律。
第二节 秘书工作的发展趋势
一、秘书工作的指导思想和工作方式的转变
党的十一届三中全会以来，为了适应改革开放和现代化建设的新形势，秘书工作在指导思想、方针政策、工作重点等方面有了重大发展。
1.1985年1月，全国党委秘书长、办公厅主任座谈会上，提出了秘书工作的指导思想，就是围绕经济建设这个中心，做好“三服务”：为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。
2.也提出了秘书工作方式应尽快实现“四个转变”：
（1）从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策；
（2）从收发传递信息转变为综合处理信息；
（3）从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；
（4）从被动服务转变为力争主动服务。
二、进入21世纪以来现代秘书工作呈现的发展趋势
1.秘书工作的职业化：由“官职化”逐渐转向“职业化”。
2.秘书工作手段的现代化：从传统的以手工操作为主的工作方式向以应用现代办公设备为主的技术型工作方式转变。
3.秘书工作的智能化：“四个转变”的提出，强化了秘书的参谋职能，也是秘书工作实现智能化的基础，对秘书的受教育程度、知识总量、智力水平、工作经验等各方面提出了更高的要求。
4.秘书工作的规范化：由传统典型“人治”下并无固定章法逐步走向规范化和制度化。
5.秘书工作的国际化。主要体现在：（1）秘书工作向国际水准的标准化和制度化方向发展；（2）秘书素质符合国际要求，秘书能力得到国际认可，实现秘书工作的科学定位；（3）秘书培养和实际技术操作能力向国际上的培养方式和能力素质接轨，建设和完善了我国秘书培养机制和考核制度；（4）秘书工作环境、硬件设施等方面都将逐步实现同国际接轨。
第七章 秘书的基本职能
第一节 秘书职能概述
一、秘书职能
1.概念：秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。
2.辨析：秘书职能与秘书实务、秘书业务相比，更具有概括性，从宏观上规定秘书的工作方向，而秘书实务和秘书业务则是操作层面上的秘书事务，且因主管或组织的需要不同而不同。不但要概括地体现秘书工作的基本内容，同时也要体现出秘书职业的功能和作用。
二、秘书职能的基本内容
根据秘书工作的本质属性和秘书角色规定，认定秘书的基本职能是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。
第二节 辅助决策
一、决策和辅助决策
1.决策：为实现某一特定目标，借助于一定的科学手段和方法，从两个或两个以上的可行方案中选择一个最优方案并组织实施的全部行为过程。从广义上看，既包括决策的制定，又包括决策的实现。是领导者的基本职能之一。
（1）决策要有明确的目标
（2）决策要有两个以上备方案
（3）选择后的行动方案必须付诸实施
2.辅助决策：在决策的全过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和经历等方面给予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。是作为领导助手的秘书的基本职能之一。
二、秘书辅助决策的职能基础
1.秘书辅助决策的职能是领导工作的需要
2.秘书综合性地位能为领导决策提供有效的依据
3.秘书中枢性特征能为辅助决策提供便利条件
·秘书找准自己的角色定位，是有效地进行辅助决策的关键。
三、秘书辅助决策的过程和内容
1.基本过程：决策目标—决策准备—决策论证—选择决策方案—决策实施—决策检验
2.三个阶段：
（1）决策准备阶段：指确定目标、拟定方案直到领导决策前的整个过程。秘书该阶段的主要职责是根据领导决策目标广泛收集决策信息，提供决策依据。
①收集有关法律条款和法规性文件，使决策符合法规要求；
②收集组织内外各方面的信息，使决策符合组织的实际需要；
③收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，使决策符合民主化要求。
（2）决策确定阶段：领导者对决策方案进行判断和选择，作出决策的过程。秘书该阶段的主要职责并不是主持者和表决者，而是重要的协助者。
①草拟和收集可行方案；
②参与分析、比较和评价；
③对领导初步确定的方案参与多种方式讨论，对发现的不足和问题征求补充意见和建议，使之充实和完善；
④对已作出的决策，要提供文字辅助工作，使用准确流畅的语言来表述，使决策的执行部门能准确理解和执行。
（3）决策实施阶段：指决策形成后，付诸实施直至决策完全实现为止的全过程。秘书该阶段是重要的协调者。
①辅助决策按计划进行，并在实施过程中进行监督检查；
②及时收集有关情况，做好决策实施的信息反馈工作；
③在决策贯彻落实后，做好总结工作，为领导进行新的决策提供经验。
四、秘书辅助决策的特点：全过程性、经常性、协调性。
第三节 参谋咨询
一、参谋咨询概述
1.参谋咨询：实质是指秘书或秘书部门的有利于提高领导工作质量和效率的智谋性辅助功能。
2.典型实例（仅列举三个）：
（1）殷商时期的史官在神权统治中以解释天意的形式进行参谋，有着举足轻重的作用。
（2）三国时期曹操正因为身边有郭嘉、荀彧、贾诩、荀攸、程昱等谋士的出谋献策，才成就了一代枭雄的美名。
（3）隋唐翰林学士是皇帝的高级秘书兼智囊，起着重要的参谋作用。以进谏为主要方式。
二、秘书参谋咨询的特点：从属性、随机性、权变性。
三、秘书参谋咨询职能的体现
1.辅佐决策中的参谋咨询。
（1）决策前提供决策依据、决策信息；
（2）决策中，从拟定备选方案到分析评估到方案优选的每一步骤都可以提出自己的参考意见和建议；
（3）决策后对决策过程中出现的新情况、新问题进行综合分析，找出原因，提出解决办法。
2.信息工作中的参谋咨询。
综合处理信息，特别是在信息价值的鉴定和信息的综合研究两个环节上，秘书要有：
（1）敏锐的信息意识；
（2）去伪存真的鉴别能力；
（3）沙里淘金的筛选能力；
（4）综合提炼的加工能力。
3.文书工作中的参谋咨询。
（1）在接受撰文意图后，通过撰写活动对领导的意图进行深化加工，或作进一步的分析、综合、调整、取舍，或拾遗补缺，对领导意图中某些欠周密、欠妥当的地方给予弥补修正。
（2）在文书处理过程中，最典型的环节是拟办。秘书部门对文件如何办理提出的初步处理意见要正确而具体。
4.协调和查办中的参谋咨询。
（1）领导在分析不协调现象的成因、性质、严重程度、解决方法时，秘书部门应该提供充足的调查材料。
（2）在查办工程中，秘书人员要善于发现工作中、决策中存在的问题，找出原因，并且提出修正或改善的办法、措施、途径供领导参考。
四、秘书发挥参谋咨询职能中应注意的问题
1.强化参谋意识，主动参谋咨询。
2.摆正位置，谋而不断。（谋而不断，秘书参谋活动的根本准则。）
3.讲究参谋咨询的方法和艺术。
第四节 沟通协调
一、沟通协调概述
1.沟通协调的内涵：在秘书的职能中，沟通是指信息的传递和交流，协调是指通过沟通和协商达到和谐状态。它是保持组织机能整体性的重要手段，是秘书部门的重要职能。
2.在组织机构中秘书部门沟通协调的优势
（1）具有沟通协调的地位优势。秘书处于组织的中枢位置，上下、左右、内外各种关系和事项的协调，很大程度上要通过这个中间环节。
（2）具有沟通协调的信任优势。秘书部门是领导机关的办公部门，往往受命于领导人，代表领导机关办理组织管理中的各项工作。在此过程中不仅能与各子系统、各相关方面保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持。
（3）具有沟通协调的信息优势。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书部门大量的信息既可以及时发现不协调的苗头，也可以为协调工作提供必要的信息保障。
二、秘书沟通协调的特点：1.广泛性和综合性（协调对象和协调内容）；2.疏导性（协调方式只能是谋求认同）；3.随机性（主动发现和被动受命都具有随机性）。
三、秘书沟通协调的范围和方法
1.纵向沟通协调：同一组织系统中不同层级之间各种关系的沟通协调。最重要的是保证上司和下属之间的双向有效沟通。
2.内向沟通协调：同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，是秘书沟通协调工作的重点。
（1）熟悉了解各个职能部门职责范围和业务分工；
（2）注意抓住重点，统筹兼顾；
（3）以疏导和协商的方式开展沟通协调工作，不能自以为是。
3.外向沟通协调：本组织与不相隶属组织之间的各种关系的协调，具有开放性和动态性的特征。秘书人员应具备良好的公共关系意识和公关能力，通过有效的沟通协调，与相关公众之间建立起相互信赖的合作关系，为本单位树立良好的公众形象。
四、沟通协调的技巧
1.善于运用情感调控：（1）以宽容之心消除误解；（2）以坦诚之心建立互信；（3）以尊重之心凝聚众力。
2.把握好语言技巧：（1）注意语气、语调、语速；（2）善于过滤信息；（3）运用表情语言。
3.善于抓住时机
第五节 处理事务
一、处理事务概述
1.内涵：处理行政杂务，即除政务外的、具体的、一般性的日常公务活动，如值班、接待、日程安排、随从工作、印信管理等。做好事务处理工作是领导活动有效开展的重要保证。
2.作用：有利于及时、恰当地为领导工作提供服务；有利于根据各职能部门的需要适时提供有效的服务；可以有效地减轻领导工作的负担，切实体现秘书助手的角色特征。
二、秘书处理事务的特征：1.广泛性（工作多、细、杂）；2.随机性；3.围核性（核心是为领导服务）。
三、秘书处理事务的类型
1.日常程序性事务（日常性、重复性）
（1）制订并执行完善、细致的办事制度；
（2）明确岗位职责；
（3）做到细致、务实。
2.随即偶发性事务（偶发性、紧急性）
（1）要求秘书人员胆识兼备，善于应变；
（2）合理定位，力戒越位、错位和不到位；
（3）未雨绸缪，防患未然。
3.领导交办性事务（被动性、具体性）
（1）树立强烈的责任意识；
（2）要按领导的意图办事；
（3）为领导把好“三关”：工作程序关、质量关、法规关。
4.部门不管性事务（繁杂性、综合性）
（1）加强自身修养；
（2）树立全局意识；
（3）不拖拉推诿。
第八章 秘书工作的方法
第一节 秘书工作方法概述
一、方法和秘书的工作方法
1.方法：是人类认识客观世界和改造客观世界应遵循的某种方式、途径和程序的总和。是实现目的不可缺少的中介要素。
2.秘书的工作方法：秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。正确的秘书工作方法是取得预期的工作效果、提高秘书工作效率的必要条件之一。工作方法失当会对秘书工作的效率和效果产生消极的影响，并会妨碍领导工作的开展。秘书从业人员应该根据秘书工作的目标、任务和职能，合理地把握有效的工作方法，不断提高秘书工作的水平。
二、秘书确定工作方法的原则
1.规范性原则
（1）秘书的工作方法应该符合国家的法律法规；
（2）秘书的工作方法应该遵守组织的规章制度；
（3）秘书的工作方法应该符合秘书的角色要求。
2.适应性原则
（1）适应领导工作的需要；
（2）针对不同的领导采用相应的工作方法。
3.灵活性原则
对每一种具体工作应该掌握多种方法，以便在不同的情况下灵活运用。例如协调的会议协调法、个别沟通法、组织协调法、文件协调法等。
三、秘书工作方法的获得
1.在实践中总结经验形成方法；
2.掌握秘书工作的方法需要理论与实践的结合；
3.秘书工作的方法要在不断创新中提高效率。
第二节 秘书工作方法举要
一、挡驾过滤的方法
1.文件资料的过滤
2.来访的挡驾
（1）身份不明者和无关人员；
（2）产品推销、事务纠纷、消费投诉之类的来访者；
（3）涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者。
3.来电的过滤
（1）要了解来电者的具体情况；
（2）要学会判别、过滤电话信息；
（3）过滤电话信息时要使用恰当的语言。
4.领导公关事务活动的过滤
（1）要严格遵循组织的规章制度；
（2）对那些没有实际意义的应酬活动，做表面文章、摆花架子的形式主义活动要严格把关；
（3）要与领导保持良好的沟通，过滤和挡驾一般要征得领导者本人的同意。
二、参谋进谏的方法：坦诚直言法、暗示法、因势利导法、引经据典法。
三、请示报告的方法：1.合理选择请示和报告的内容；2.灵活把握请示和报告的时机；3.找准请示汇报的对象。
四、沟通协调的方法：文件协调法、会议协调法、信息协调法。
五、时间管理法
“时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制，以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。秘书作为领导的助手，对时间的管理有两方面的含义：一是自我时间的管理；二是对领导者时间的管理。因此，科学掌握时间管理法，对秘书人员来说尤为重要。
1.时间表控制法
2.ABC工作法：按工作轻重缓急排序，把要做的工作分为四类：既紧迫又重要且不需花费太多时间的事情、重要但不紧迫的事情、紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情。
3.合理使用零碎时间法
4.统计时间法：（1）数据必须保证绝对的真实性和准确性；（2）要选择又代表性的时间记录区；（3）要及时反馈。
第九章 秘书的价值和价值观
第一节 秘书价值和价值观
一、价值和价值观
1.价值：是客体对主体需要的效用，是客体的属性和主体的需要之间的相依关系。
2.价值观：主体按照客观事物及其自身及社会的意义或重要性进行评价和选择的原则、信念和标准，是影响行为的重要因素。
二、秘书价值和价值观
1。秘书价值：秘书价值是指一种主客体之间需要和满足的关系，其基础是实践性。
2.秘书的价值观
（1）含义：是秘书人员关于自身社会价值的认知、理解、感知，是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握，是秘书人员赖以承担秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。它全面、综合地反映着秘书人员的人生观、社会观、行为观和职业道德观。
（2）构成因素：①秘书人员对秘书职业特殊社会分工（秘书实践对象）这一客体的全面的整体的认识和把握，这是秘书价值观的认识基础，决定着秘书价值观的正确与否；②秘书人员对自身（秘书实践主体）角色的全面的整体的认识和把握，是秘书人员的人生观、职业道德观对秘书职业认识和感悟的产物，它决定和规范着秘书人员的秘书实践和社会行为的正确与否。
3.树立正确的价值观，明确秘书人员的价值取向，不仅有利于秘书人员自身的健康成长，也有利于整个秘书行业的协调稳定、快速和谐地向前发展。
三、研究秘书价值理论的意义
1.正确的秘书价值理论为秘书人员的实践活动指明了正确的方向，促使秘书人员切实地感受到自身的存在价值，体味到成功的快乐，从而自尊自信，更加热爱自己的工作。
2.秘书的价值观，是秘书人员不可缺少的灵魂，是秘书人员赖以承担秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。秘书人员任何时候都不可能离开对价值观的依赖，而秘书价值观又无时不在规范着秘书的社会实践和社会行为。
3.秘书价值理论是秘书学理论体系中不可缺少的、重要的组成部分。
第二节 秘书价值的认识
一、秘书价值的主体：秘书人员，具有在一定限度和范围内的主动性和创造性。
二、秘书价值的客体是领导者及所在组织
1.制约性：主体（秘书）的认识和实践活动必须从客体出发，遵循客体固有的规律。主体（秘书）的工作目标、工作职能和工作方法必须围绕客体（领导）确定，且须根据客体的工作规律来调整主体（秘书）的工作规律等。
2.对象性：客体（领导）是同主体（秘书）有功能联系而被指向的对象，这种对象对主体来说不是唯一的，却是主要的。客体（领导）具有对象性，不可避免地要为主体（秘书）所“对象化”，但这种“对象化”具有很强的隐蔽性、委婉性和间接性。
三、秘书价值的基础是秘书实践
价值是人通过实践活动使价值主体与价值对象发生关系而产生的结果，所以秘书价值的形成必须通过秘书实践活动来完成并经过检验。秘书实践活动，不论是常规性活动还是非常规性活动，都是联结秘书价值主体和秘书价值对象的纽带，也是秘书价值形成的物质基础。在秘书实践活动中，秘书的辅助功能得到发挥，领导者的决策与管理需要得到满足，双方的关系得到发展，从而实现了各自的价值。
四、秘书价值的本质是辅助价值
秘书工作的辅助性决定了秘书价值的辅助性，即秘书作为秘书价值的主体，对价值对象——领导者及所在组织的作用和影响，表现为辅助的价值。秘书价值质的规定性是由体现在价值对象中的辅助作用所决定。
第三节 秘书价值观的合理构建
一、秘书价值观的错位及其危害
1.主观夸大秘书职业的地位和社会功能，对秘书人员的价值的过高估计，导致秘书人员出现擅权、越权的行为。
2.沉湎于琐碎、繁杂的事务性秘书工作，加之秘书价值具有隐匿性特征，片面感受秘书价值的缺位，低估秘书价值，导致秘书工作缺乏热情，处于被动境地。
二、正确认识秘书的劳动价值
1.秘书具有劳动价值
（1）秘书的劳动能创造经济价值。秘书工作本质上是信息工作，在日常工作中，秘书在做各种工作时，接收、开发了各种信息，将其选择、加工，后再传输到各个方面，其中已凝结了秘书的劳动，包含了秘书劳动创造的经济价值。
（2）秘书的劳动能创造社会价值。秘书是作为领导的助手开展工作的，组织实现的社会价值中包含了秘书的社会价值，它有合成的特性。另外，秘书常用文字材料表现自己的劳动成果，这其中的社会价值也不可否认。
2.秘书的劳动价值具有潜在性、隐匿性的特征
（1）原因：秘书的劳动不能生产出有形的劳动产品；不能得到周期性的收获；没有直接的价值体现的途径。
（2）表现：秘书的价值创造乃至人生价值的实现，在很大程度上都必须借助于领导的劳动价值与组织的管理价值的实现渠道。
三、合理构建秘书价值观
1.秘书应充分认识自己工作的价值，合理构建秘书价值观。
2.认识秘书的价值的多层次性和多元化现象（多层次性：追求进取务实、个人利益与集体利益协调并重的价值选择；多元化现象：价值评判标准趋于多元化，即存在“价值评判偏差”）。
3.加强秘书人员价值观教育。
（1）大力宣传集体主义、无私奉献精神，以崇高的人生价值观和道德观抵制个人主义、拜金主义的消极影响；
（2）加强秘书人员的职业道德建设；
（3）在强调集体主义、无私奉献的同时，必须纠正忽视个人利益的错误导向，承认个人利益的存在，允许个人合理合法获得正当利益；
（4）规范社会舆论导向，树立正确的社会秘书观。
·秘书价值观是维系秘书人员正常工作的精神动力和智力支持，是充分发挥秘书人员工作主动性和积极性的内在保证。构建合理科学的秘书价值观，明确秘书人员的价值取向，不仅有利于秘书人员的自我发展和自我完善，也有利于整个秘书行业健康、和谐地向前发展。
第十章 秘书的业缘关系
第一节 秘书业缘关系概述
一、业缘关系与秘书的业缘关系
1.业缘关系：是人们由职业或行业的活动需要而结成的人际关系。与血缘关系和地缘关系不同，业缘关系不是人类社会与生俱来的，而是在血缘关系和地缘关系的基础上由人们广泛的社会分工形成的复杂的社会关系。
2.秘书的业缘关系：指秘书在其社会工作中结成的人际关系。作为社会关系的一种具体表现形态，秘书的业缘关系对人际交往双方的心理、行为将产生重大影响，进而直接或间接地影响工作效率与工作结果。
二、秘书业缘关系的特征
1.强制性特征
强制性特征是秘书在社会组织中人际关系的基本特征。在社会活动中，秘书与交往的一方都以各自的角色出现，必须以社会利益和角色规范建立和发展人际关系，交往行为表现为一定固定模式。
2.首属性特征
首属性特征是秘书业缘人际关系的主观需要，也是一种客观存在形式。由于人们之间利益关系不同，需要程度不同，吸引程度不同，造成交往频率上的差别，我们把交往频率高、关系密切的称为首属关系；反之为次属关系。秘书活动的内容和特点，要求秘书必须具备首属的人际关系。职业关系构成的强制性是一种客观存在，但通过增加交往频率，可为密切两者关系提供前提条件。
3.综合变量特征
秘书活动中的具体业缘关系的融洽与否，是关系双方在实际交往中所扮演的社会角色与其所表现出的角色行为（即人际角色）的综合变量。
三、秘书业缘关系的原则
1.社会利益原则：秘书从整个社会利益出发去协调业缘关系的原则。
2.平等互助原则：良好人际关系最重要的特征就是关系双方需要的相互满足。
3.情感原则：秘书业缘关系的首属特性可以提高感情的互补质量。高质量的情感关系反映在工作上，能够调和工作中的不协调。
4.诚实守信原则：诚实守信是人际交往中最基本的要求，所有人际交往的手段、技巧，都应建立在真诚交往的基础上。
第二节 秘书与领导的关系
·秘书是领导的参谋和助手，领导是秘书最主要的工作对象，为领导服务是秘书工作的立足点和出发点。
一、秘书与领导关系的认识
1.人格地位上的平等关系
2.实现工作目标的同事关系
3.组织架构中的上下级关系
4.工作过程中的主从关系
5.工作沟通的双向交流关系
6.工作绩效上的一体关系
二、秘书与领导相处的主要原则
1.服从而不盲从
2.尊重而不谄媚
3.参谋而不越位
4.“实言”而不“食言”
5.补台而不拆台
三、秘书处理与领导关系的方法
1.了解领导，深入领会领导的意图（领导的工作思路、工作方法、个性特点）
2.尊重领导，维护领导的权威，防止越位（防止角色/决策/表态/场合越位）
3.加强沟通，与领导建立良好的友谊
第三节 秘书其他的业缘关系
一、秘书同事之间的关系
1.性质：分工合作，平等共事，良性竞争，有序互动，
2.建立良好的同事关系：
（1）了解和尊重同事，建立良好的人际关系：①了解同事；②让同事了解自己。
（2）注重工作中的分工与合作，提高配合的默契度：①独立的工作能力是良好的合作的基础；②要注重合作中的互补；③注重合作中的集思广益；④互相帮助，宽容相待。
二、秘书与各职能部门人员的关系：是一种在组织内部工作上的分工与合作、相互支持、相互配合、相互制约的关系，可以说是一种广义上的同事关系。要处理好这样的关系，一要明确职责，互相配合；二要摆正位置，相互体谅。
三、秘书与基层员工的关系
处理与基层员工的关系：
1.一视同仁，平等相待；
2.重视基层员工的意见，做好群众和领导之间的桥梁。
第十一章 秘书的职业化和职业资格认证
第一节 中国秘书的职业化进程
一、中国秘书职业化的表现：1.秘书职业群体的形成；2.用人机制的市场化；3.秘书职业认证制度的推行；4.秘书人才培养的规模化；5.秘书职业具备初步的规范化标准。
二、影响秘书职业化发展的因素
1.与西方国家相比，我国的秘书职业化起步较晚
2.社会公众对秘书角色的认知偏差阻碍了秘书职业化的发展进程（“官本位”观念、秘书腐败现象、对女秘书形象的误读）
3.秘书教育特别是秘书高等教育的质量不高，使秘书职业化发展缺乏足够的内在动力机制
4.秘书资格证书在社会上的认可程度不高也影响了秘书职业化进程的步伐（2000年6月，劳动和社会保障部颁布了《招用技术工种从业人员规定》，确定了90个必须持有职业资格证书就业的技术职业（工种），秘书就是其中之一。）
（1）秘书职业资格鉴定与就业保障衔接不上或衔接得不够好
（2）从业秘书对职业资格证书的认识还不深刻
（3）对实行秘书资格证书制度的行业划分不明确
5.用人单位聘用秘书的误区也影响着秘书的职业化进程
（1）只重视外在特征，忽略秘书的内涵和实际工作能力
（2）秘书的工具化，其参谋作用和助手作用被忽略
（3）过分强调秘书对领导个人的忠诚
三、加快秘书职业化发展的途径
1.必须努力培养正确的角色意识
2.必须加强秘书职业道德建设
3.增强秘书职业的自豪感和认同感
4.大力推行秘书职业资格制度，规范秘书上岗制度，严格职业准入（自1998年国家劳动部和社会保障部向全国发布了秘书职业资格鉴定试点工作方案，我国秘书资格审核制度正式开始走向规范化。）
5.建立健全秘书职业立法，保证秘书职业化的健康运行机制
6.改革秘书教育，培养社会需要的秘书人才
第二节 国家秘书职业资格认证制度
一、建立秘书职业资格制度的必要性
1.提高秘书队伍整体素质的需要
通过实行秘书职业资格制度，改善秘书人员的知识结构和秘书队伍的组织结构，借以提高秘书人员的社会地位和经济待遇，稳定秘书职业群体，从而达到提高秘书队伍整体素质的目的。
2.优化配置人才资源的需要
在市场经济条件下建立起来的秘书职业资格制度，会对职业化、社会化的秘书人才资源在不同的部门之间以及同一部门的内部不同岗位之间进行优化配置。
3.适应国际国内大环境的需要
西方国家已经形成一套比较完整的秘书职业资格认证制度，IAAP秘书职业资格证书制度、剑桥办公室管理国际证书等等。随着中国国际化程度的进一步提高，建立秘书职业资格制度不仅是顺应潮流与时俱进的问题，而且是国际惯例强制我们考虑如何建立的问题。同时国内的法律法规也如此要求，《劳动法》第六十九条规定、《职业教育法》第八条规定都为推行职业资格证书制度提供了法律依据。
二、国家秘书职业资格证书
1997年，原国家劳动部制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业资格鉴定规范（秘书）》，发布了秘书职业资格鉴定试点工作方案（1998年开始）。
1998年9月，在全国10个省、市、自治区，按统一标准、教材、命题、考务管理、证书管理的质量控制原则，举行了首次秘书资格统一鉴定工作，这一切标志着我国秘书资格审核制度规范化的正式开始。
2000年，原劳动和社会保障部制定了《秘书国家职业标准》，经2003年、2006年两次修改，《秘书国家职业标准（2006年版）》已是现行秘书国家职业认证的标准。
1.证书等级
包含国家职业资格五级、国家职业资格四级、国家职业资格三级和国家职业资格二级四个等级。
2.考核内容
（1）考核内容以《秘书国家职业标准（2006年版）》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据。
（2）考核内容包括职业道德；基础知识（文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、相关法律法规知识等）；工作要求（会议管理、事务管理、文书拟写与处理等）。
（3）涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业二级增加业绩评估部分。
3.考核方式
分为理论知识考试和专业能力考核，理论知识考试采用闭卷笔试方式，专业能力考核采用笔试、录像等方式进行。均实行百分制，成绩皆达60分及以上者为合格。
二级秘书还需进行综合评审。涉外秘书加试秘书英语考试，采用闭卷笔试形式，成绩达60分及以上者为合格。
4.评价
国家秘书职业资格证书在国内具有普遍认可性，是含金量相对较高的秘书资格认证，是国内从事秘书职业的资格准入证明。目前，国内许多企事业单位的秘书招聘都以此证为参考。
三、完善国家秘书职业资格制度：1.加大权威宣传力度；2.加大政策扶持力度；3.完善鉴定方式。
第三节 面向秘书职业 改革秘书教育
一、职业化时代高等秘书教育中存在的问题
1.党政秘书始终是高等院校秘书教育培养的主要对象。
2.注重学历教育，缺乏职业教育的特色。
3.缺乏理想的师资、教材和实验设备及场所，也是职业化时代高等秘书教育中始终存在的重要问题。
二、职业化时代高等秘书教育的对策
1.树立高等秘书教育必须与秘书职业相结合的观念是修复秘书教育和秘书职业断层的基本前提。
2.确立以合格的职业秘书为秘书专业的培养目标是修复秘书教育和秘书职业断层的有效保证。
3.优化课程结构、培养职业技能是修复秘书教育和秘书职业断层的基本途径。
4.优化教师队伍，更新教学手段和方法是修复秘书教育和秘书职业断层的重要手段。
5.其他，如改进教育手段和方法，增强学生的创新思维和动手能力；在教学方法上，重点解决学校课堂和职业秘书工作如何自然衔接的问题，加快课堂教学与社会实际接轨等。
第十二章 外国秘书工作概况
第一节 外国秘书的种类职级
一、美国秘书的种类和任职资格
1.种类：（1）政府秘书；（2）行政秘书；（3）法律秘书；（4）公司秘书；（5）经理秘书；（6）专业秘书；（7）技术秘书；（8）医学秘书；（9）教育秘书；（10）财经秘书；（11）通信秘书：①首席文字处理员（中高级）②文字处理员（低级）。
2.任职资格略。
二、美国秘书的职级列举
美国公司企业秘书职级常见的划分（美国行政管理协会划定的四类秘书）：见习秘书→正式秘书→B级秘书（基层领导）→A级秘书（中层领导）
三、英国秘书的职级和种类
1.英国秘书的职级
英国政府秘书（英国文官委员会划定的四类政府秘书）：助理文书级（低级秘书人员）→文书或办事员级（一般秘书人员）→执行级（中级秘书官）→行政级（高级秘书官）
2.英国秘书的种类：执行秘书、公司秘书、私人秘书。
四、日本秘书的种类：“日本型”秘书、“欧美型”秘书、公务秘书、事务秘书、外事秘书、企业秘书、私人秘书。
五、日本秘书的职级：日本见习秘书→初级秘书→中级秘书→高级秘书
第二节 外国秘书的培养教育
一、美国的秘书教育与考试
1.美国的秘书教育：主要是两年制的初级（走读）大学、技术学院及商业学院，也有部分高等院校设置了四年制的秘书本科专业。美国的秘书通常以复合式教育培养而成，即专业毕业+秘书专业学习后任职。
2.美国的秘书职业资格考试
（1）国际职业秘书协会秘书资格考试：原由国际职业秘书协会（ProfessionalSecretaries International），现改称国际行政专业人员协会（InternationalAssociation of Administrative Professionals，缩写IAAP）举办的高级秘书资格考试，起源于美国，经欧洲扩展为全球性的考试。
（2）美国法律秘书证书（NALS主持，法律秘书证书ALS，更高级别的专业法律秘书证书PLS）
（3）美国合格的行政管理人员证书考试（CAM，由AMS考核颁发）
（4）选派赴国外的秘书（外交事务学院短期培训）
二、英国秘书的资格考试和培训、任用
1.重要的考试证书
（1）秘书特许状：由英国特许秘书和行政人员公会（ICSA）统一组织考试。
（2）伦敦工商会秘书证书：伦敦工商会考试局（LCCIEB），成立已100多年，在国际上有广泛的影响力，是世界最大的职业技能鉴定和证书发放机构之一。
（3）剑桥办公管理国际证书考试（UCLES在我国推出）
（4）私人助理毕业证书（高级秘书资格）（英国皇家艺术学会颁发）
（5）秘书单科考试证书（秘书第二阶段职责证书）（英国皇家艺术学会颁发）
（6）高级秘书证书（英国彼特门考试学院颁发）
（7）私人秘书职责（中等水平）证书（英国彼特门考试学院颁发）
2.重要的考试机构：（1）皇家艺术会；（2）伦敦工商会；（3）彼特门考试学院。
3.英国政府秘书培训、考试制度
（1）培训方式：本部门培训、委托培训。“加温训练”用以提高工作技能、更新知识结构。
（2）制度：考任制。
4.英国企业招聘特许秘书方法：（1）聘请顾问，讨论确定；（2）广告招聘；（3）行政调查；（4）评估应聘者。
三、日本的秘书教育和考试
1.秘书教育和在职培训：（1）凡加入日本全国短期大学秘书教育协会的短期大学，按照统一的教学计划，修满规定的学分者，可获得秘书士学位。（2）重视对在职秘书的培训。
2.秘书职业资格考试
（1）CBS考试（日本秘书协会举办，1979年开始）
（2）秘书技能鉴定考试（日本实务技能审定协会举行）
第三节 外国秘书工作的特点：女性化、社会化、专业化、智能化
